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    Sie sind hier: Startseite / Hilfe / Institutionen

    FAQs für Institutionen

    Ansprechpartner    

    Wen kontaktiere ich bei Fragen?

     

    Zugang zum Produktangebot

    Wie erhalten die Mitglieder meiner Institution Zugang zum FID-Produktangebot?

    An wen wende ich mich, wenn der Zugang zu einem Produkt nicht funktioniert?

     

    Registrierung als Institution und Nutzerkonto - relevant nur bei Zuständigkeit für das Nutzerkonto

    Meine Registrierung als Institution

    Wie kann ich meine Institution für den Zugang zum Produktangebot des FID registrieren?

    Werde ich benachrichtigt, wenn meine Registrierung erfolgreich war?

    Wie kann ich meine Institution bei einem weiteren FID registrieren?

     

    Mein Nutzerkonto

    Was ist meine "Persönliche Seite"?

    Welche Berechtigung habe ich beim FID?

    Wie kann ich die allgemeinen Daten in meinem Nutzerkonto aktualisieren?

    Wie kann ich die FID-spezifischen Daten in meinem Nutzerkonto aktualisieren?

    Wie kann ich in verschiedenen Rollen unterwegs sein - als Institution und als Einzelnutzer?

     

    Login und Benutzerdaten

    Wie erhalte ich ein neues Passwort?

    Kann ich mein Passwort ändern?

    Wo finde ich meinen Benutzernamen?

    Was mache ich, wenn ich meinen Benutzernamen vergessen habe?

    Was kann ich tun, wenn der Login nicht funktioniert?

    Wie kann ich mich ausloggen?

     

    Registrierung und Verwaltung der Mitglieder - relevant nur bei Zuständigkeit für die Verwaltung der Einzelnutzer

    Ist eine persönliche Registrierung der Mitglieder meiner Institution als Einzelnutzer nötig?

    Wer übernimmt die Verwaltung der Einzelnutzer?

     

    Fragen zu registrierten Mitgliedern

    Werde ich benachrichtigt, wenn sich ein Mitglied meiner Institution als Einzelnutzer registriert?

    Was muss ich tun, wenn sich ein Mitglied meiner Institution als Einzelnutzer registriert?

    Wie behalte ich den Überblick über die registrierten Mitglieder meiner Institution?

    Wie finde ich ein registriertes Mitglied meiner Institution?

    Wie kann ich die Daten im Nutzerkonto meiner Mitglieder aktualisieren?

    Wie lange gilt die Berechtigung meiner Mitglieder?

    Was muss ich tun, wenn die Berechtigung eines Mitglieds meiner Institution abläuft?

    Was muss ich tun, wenn sich die Statusgruppe eines Mitglieds meiner Institution ändert?

    Wie verlängere ich die Ablauffrist eines Mitglieds meiner Institution?

    Wie kann ich die Berechtigung eines Mitglieds meiner Institution ändern?

    Was muss ich tun, wenn ein Mitglied meiner Institution ausscheidet?

     

    Exportschnittstelle / API

    Wie kann ich die Teilnehmerdaten abrufen?

    Wie erhalte ich vordefinierte Exporte und Reporte?

    Wie kann ich die Schnittstelle / API direkt ansprechen?

     

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    Ansprechpartner

    Wen kontaktiere ich bei Fragen?

    Das Kontaktformular ist der einfachste Weg mit dem FID Kontakt aufzunehmen. Ihre Anfrage wird direkt an Ihre/n Ansprechpartner/in beim FID weitergeleitet. Nach dem Absenden Ihrer Anfrage erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail.

    Bitte beachten Sie: Sollten Sie bereits im System angemeldet sein, wird die Bestätigungs-E-Mail und die Antwort vom FID an die in Ihrem Nutzerkonto hinterlegte zentrale Kontakt-E-Mail-Adresse versendet, die nach Login auf Ihrer persönlichen Seite rechts unter "Allgemeine Daten der Institution" im Bereich "Kontakt" angezeigt wird. Sofern die Antwort an eine andere E-Mail-Adresse gesendet werden soll, geben Sie dies bitte explizit in Ihrer Nachricht im Kontaktformular an.

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    Zugang zum Produktangebot

    Wie erhalten die Mitglieder meiner Institution Zugang zum FID-Produktangebot?

    Wenn Ihre Institution zum berechtigten Nutzerkreis des FID gehört, dann erhalten die Mitglieder Zugang zu den Produkten. Dabei übernimmt der FID evtl. die komplette Verwaltung des berechtigten Nutzerkreises, sodass die Institution ggf. in den Registrierungsprozess nicht involviert ist. Aktuelle Informationen dazu erhalten Sie über den Menüpunkt Nutzerkreis.

    Sofern eine eigenständige Registrierung Ihrer Institution nötig ist, können Sie diese über den Menüpunkt Anmeldung vornehmen. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie hier.

    In der Regel müssen sich die Mitglieder Ihrer Institution persönlich als Einzelnutzer beim FID registrieren und die Zugehörigkeit zu Ihrer Institution nachweisen. Jedes erfolgreich registrierte Mitglied erhält eine persönliche Berechtigung, die jährlich erneuert werden muss. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

    Eine Ausnahme besteht, wenn der Zugang zum Produktangebot des FID auch ohne persönliche Registrierung Ihrer Mitglieder ermöglicht werden kann, etwa bei IP-gesteuerter institutions- oder campusweiter Freischaltung. Ob das für die aktuellen FID-Lizenzen umgesetzt werden kann, sollten Sie bei Interesse an IP-gesteuerter Freischaltung über das Kontaktformular mit Ihrem/ihrer Ansprechpartner/in beim FID besprechen.

    Sie sollten Ihre Mitglieder rechtzeitig über das Angebot und ggf. die Möglichkeit zur Registrierung als Einzelnutzer informieren. Auf das Produktangebot des FID können Ihre Mitglieder dann über die bei den einzelnen Produkten hinterlegten URLs zugreifen, die Sie über den Menüpunkt Produkte erreichen.

     

    An wen wende ich mich, wenn der Zugang zu einem Produkt nicht funktioniert?

    Bitte wenden Sie sich bei allen Fragen zu den Produkten über das Kontaktformular an Ihre/n Ansprechpartner/in beim FID.

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    Registrierung und Nutzerkonto - relevant nur bei Zuständigkeit für das Nutzerkonto

    Meine Registrierung als Institution

    Wie kann ich meine Institution für den Zugang zum Produktangebot des FID registrieren?

    Eine Erstregistrierung als Institution, sofern möglich, erfolgt über die Anmeldeseite des FID. Voraussetzung für eine Registrierung ist, dass Ihre Institution zum berechtigten Nutzerkreis des FID gehört und beim FID eine eigenständige Registrierung von Institutionen möglich ist.

    Häufig ist keine eigenständige Registrierung durch Ihre Institution nötig, da der FID die komplette Verwaltung des berechtigten Nutzerkreises übernimmt. Aktuelle Informationen dazu erhalten Sie über den Menüpunkt Nutzerkreis. Falls Sie dazu Fragen haben, wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an Ihre/n Ansprechpartner/in beim FID.

    Institution - Registrierung

    Falls im Schritt 3 der Punkt "Registrierung für Institutionen" nicht wählbar ist, dann ist keine eigenständige Registrierung für Institutionen möglich. Evtl. ist die "Erstregistrierung für Institutionen" auch bereits in Schritt 2 wählbar, so dass Schritt 3 entfällt. Wenn Sie hier klicken, dann wechseln Sie direkt zum Start der Erstregistrierung, wo Sie eine Kurzbeschreibung mit den einzelnen Schritte zum Ablauf des Registrierungsworkflows vorfinden.

    Bitte füllen Sie, nachdem Sie die Nutzungsbedingungen akzeptiert haben, das Anmeldeformular aus, indem Sie die Angaben in den Bereichen "Adresse", "Kontakt", Einzelnutzerregistrierung", "Authentifizierung" und "Weiteres" vervollständigen.

    Institution - Registrierungsformular

     

    Die meisten Angaben im institutionellen Teilnehmerkonto sind FID-unabhängig. Zu diesen allgemeinen Daten der Institution gehören die Angaben unter "Adresse", "Kontakt" und "Weiteres" sowie die IP-Adressen und die Entity-ID für Shibboleth unter "Authentifizierung". Es gibt aber auch FID-spezifische Angaben, zu denen der gesamte Bereich "Einzelnutzerregistrierung" und die evtl. gewünschte Art der "Authentifizierung" gehören. Sofern Ihre Institution zum Nutzerkreis eines weiteren FID gehört, sind dort bei Registrierung dann nur noch die spezifischen Angaben für den weiteren FID zu ergänzen - zur Registrierung bei einem weiteren FID können Sie hier weiterlesen. Die allgemeinen, FID-unabhängigen Angaben werden nur einmal abgefragt und gelten dann für alle FID. Die FID-spezifischen Angaben ermöglichen es, den Ablauf der Einzelnutzerregistrierung und die Art der Authentifizierung individuell und bedarfsgerecht pro FID zu konfigurieren.

    Wichtig ist bei den allgemeinen Daten neben den Adressdaten vor allem die E-Mail-Adresse im Bereich "Kontakt":

    Institution - Registrierungsformular - Kontakt

    Hier sollte eine zentrale Kontaktadresse für das institutionelle Nutzerkonto hinterlegt sein. Wenn Ihre Institution die Registrierung eigenständig vornimmt, ihre Angaben im Nutzerkonto auch weiterhin pflegt und evtl. auch die Verwaltung der Einzelnutzer bei einem FID übernimmt, spielt diese Kontakt-E-Mail-Adresse eine wichtige Rolle. Dorthin gehen die Zugangsdaten für Ihre Institution, insbesondere auch bei Änderung.

    Bei den FID-spezifischen Daten ist der Bereich "Einzelnutzerregistrierung" besonders wichtig:

    Institution - Einzelnutzerregistrierung - Registrierungsformular

    Im Bereich "Einzelnutzerregistrierung" ist die Option "Registrierung für Einzelnutzer öffnen" standardmäßig aktiviert. Ist sie deaktiviert, dann können Mitglieder Ihrer Institution sich nicht als Einzelnutzer beim aktuellen FID registrieren, die Zugehörigkeit zu Ihrer Institution kann bei der Registrierung dann nicht ausgewählt werden. Bitte deaktivieren Sie die Option nur, wenn der Zugang zum Produktangebot des FID auch ohne persönliche Registrierung Ihrer Mitglieder ermöglicht werden kann, etwa bei IP-gesteuerter institutions- oder campusweiter Freischaltung. Von Seiten des FID muss dabei die Übereinstimmung mit den produktspezifischen Lizenzbedingungen sichergestellt sein. Häufig ist die Zugangsberechtigung auf einzelne Personengruppen und eine maximale Anzahl potentieller Nutzer beschränkt. Bitte wenden Sie sich deshalb bei Interesse an IP-gesteuerter Freischaltung über das Kontaktformular an Ihre/n Ansprechpartner/in beim FID.

    Die Mitglieder Ihrer Institution müssen sich in der Regel persönlich als Einzelnutzer beim FID registrieren, dabei wählen sie die Zugehörigkeit zu Ihrer Institution aus und weisen diese ggf. nach. Über die "Mitteilung an Einzelnutzer" teilen Sie Ihren Mitgliedern mit, wie dieser Nachweis, sofern erforderlich, zu erbringen ist. Eine kurze Schritt-für-Schritt-Skizze zum Workflow der Einzelnutzerregistrierung aus Institutionssicht finden Sie im Rahmen der institutionellen Registrierung - um dorthin zu wechseln, klicken Sie bitte hier.

    Nach Eingabe aller erforderlichen Daten und anschließender Bestätigung über den Button "registrieren" erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung per E-Mail. Der FID prüft anschließend Ihre Zugangsberechtigung, über die Sie wiederum automatisch per E-Mail informiert werden. Sofern Ihre Institution zum berechtigten Nutzerkreis gehört, erhalten Sie die Freischaltungsinformation mit Ihren Zugangsdaten und eine Nachricht zum weiteren Procedere. Diese E-Mails gehen an beide bei der Registrierung hinterlegten Adressen, sowohl an die zentrale "Kontakt"-Adresse als auch an die FID-spezifische zur "Einzelnutzerregistrierung".

    Mit Ihren Zugangsdaten können Sie sich einloggen und kommen zu Ihrer persönlichen Seite - mehr zu Ihrer persönichen Seite erfahren Sie hier. Insbesondere sehen sie dort, ob Sie nur Zugang zu Ihren Nutzerdaten haben oder der FID Ihnen auch die Verwaltung der Einzelnutzer überträgt - mehr zu Ihren Berechtigungen erfahren Sie hier.

    Sofern Sie die Option "Registrierung für Einzelnutzer öffnen" nicht deaktiviert haben, informieren Sie bitte die Mitglieder Ihrer Institution über die Möglichkeit zur Registrierung als Einzelnutzer über den Menüpunkt Anmeldung. Die Mitglieder wählen bei der Registrierung Ihre Institution als Heimateinrichtung aus, diese Zugehörigkeit muss dann von Ihnen geprüft und ggf. bestätigt werden. Über jede Registrierung eines Einzelnutzers beim FID erfolgt eine automatische Benachrichtigung per E-Mail an die FID-spezifisch unter "Einzelnutzerregistrierung" hinterlegte E-Mail-Adresse. Für weitere Informationen zu den Workflows bei Verwaltung der Einzelnutzer lesen Sie bitte hier weiter.

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    Werde ich benachrichtigt, wenn meine Registrierung erfolgreich war?

    Ja, Sie erhalten direkt nach Registrierung eine Benachrichtigung mit Informationen zum weiteren Prozedere per E-Mail. Die E-Mail wird an beide E-Mail-Adressen versendet, die Sie bei der Registrierung im Anmeldeformular angegeben haben - an die zentrale Adresse unter "Kontakt" und an die FID-spezifische unter "Einzelnutzerregistrierung". Sollten Sie keine Benachrichtigung erhalten, dann wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an Ihre/n Ansprechpartner/in beim FID. Spätestens 2 Wochen nach Abschluss der Registrierung sollten Sie weitere Benachrichtigungen per E-Mail erhalten, die wieder an beide Adressen gehen und bei erfolgreicher Registrierung beim FID auch die Zugangsdaten zu Ihrem Nutzerkonto und weitere Informationen zur Freischaltung enthalten.

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    Wie kann ich meine Institution bei einem weiteren FID registrieren?

    Bei einem weiteren FID können Sie Ihre Institution registrieren, wenn Sie bereits über ein FID-Nutzerkonto Ihrer Institution verfügen, Ihre Institution zum berechtigten Nutzerkreis dieses weiteren FID gehört und auch bei diesem FID eine eigenständige Registrierung für Institutionen möglich ist. Falls Sie dazu Fragen haben, wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an Ihre/n Ansprechpartner/in beim FID. Die Registrierung erfolgt über Ihr bestehendes Nutzerkonto, so dass Sie mit einem Login Zugang zu dem Angebot verschiedener FID erhalten. Bitte melden Sie sich mit Ihren bestehenden Zugangsdaten auf der Seite des FID an, bei dem Sie sich zusätzlich registrieren möchten.

    Institution - Registrierung bei weiterem FID

     

    Sofern bei diesem FID eine eigenständige Registrierung für Institutionen möglich ist, erscheint in Ihrem Nutzerkonto auf der persönlichen Seite Ihrer Institution nun ein Button, über den Sie die zusätzliche Registrierung bei dem weiteren FID anstoßen können.

    Institution - Registrierung bei weiterem FID 2

     

    Nach Akzeptieren der Nutzungsbedingungen werden Sie aufgefordert, die FID-spezifischen Angaben zu Ihrer Institution zu ergänzen. Hierzu gehören die Angaben zur "Einzelnutzerregistrierung" und die evtl. gewünschte Art der "Authentifizierung".

    Institution - Registrierung bei weiterem FID 3 

     

    Weitere Einzelheiten zu diesen Felder finden Sie hier bei der Beschreibung der Erstregistrierung. Nach Abschließen der Registrierung sehen Sie auf Ihrer persönlichen Seite bereits den Status der Berechtigung Ihrer Institution beim zusätzlich gewählten FID.

    Institution - Registrierung bei weiterem FID 4

     

    Der weitere Workflow ist wie bei der Erstregistrierung - lesen Sie dazu bitte hier nach. Sie erhalten automatisch eine Bestätigung per E-Mail und werden auch über das Ergebnis der Prüfung Ihrer Zugangsberechtigung durch den FID informiert.

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    Mein Nutzerkonto

    Was ist meine "Persönliche Seite"?

    Die "Persönliche Seite" Ihrer Institution enthält alle Informationen und Nutzerdaten zu Ihrem Konto. Um zu Ihrer persönlichen Seite zu kommen, klicken Sie bitte hier, oder, sofern Sie bereits im System angemeldet sind, rechts oben im Banner auf Ihren Namen und wählen Ihre "Persönliche Seite" an.

    Institution - Nutzerkonto - Persönliche Seite

    Über Ihre persönliche Seite stehen folgende Funktionalitäten bereit:

    1. Bearbeiten Ihres Nutzerkontos: allgemeine Daten
    2. Überblick über Ihre Berechtigungen bei den FID und ggf. Bearbeiten Ihrer FID-spezifischen Daten beim aktuellen FID (nur bei "berechtigt+Adminrechte")
    1. Überblick über die als Einzelnutzer beim aktuellen FID registrierten Mitglieder Ihrer Institution
    2. Exporte und Reporte zu den beim aktuellen FID registrierten Mitgliedern Ihrer Institution
    3. Anzeige der aktuellen Nutzerzahlen der beim aktuellen FID registrierten Mitglieder Ihrer Institution
    4. ggf. Aufgabenliste zur Erledigung Ihrer Aufgaben beim aktuellen FID / Vergabe der Zugehörigkeitsberechtigung (nur bei "berechtigt+Adminrechte")

    Insbesondere Ihre Aufgabenliste sollten Sie immer im Blick behalten, sofern Ihre Institution die Verwaltung der Registrierung ihrer Mitglieder als Einzelnutzer übernimmt. Dort finden Sie alle Konten von Einzelnutzern, die auf ihre Berechtigung warten, weil die Zugehörigkeit zu Ihrer Institution beim aktuellen FID noch zu prüfen ist. Bitte achten Sie auch darauf, die Daten des Teilnehmerkontos Ihrer Institution immer aktuell zu halten, vor allem die hinterlegten E-Mail-Adressen, sowohl den zentralen Kontakt als ggf. auch die FID-spezifischen E-Mail-Adressen für die Verwaltung der Einzelnutzerregistrierung.

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    Welche Berechtigung habe ich beim FID?

    Bitte loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten auf der Seite des FID ein und öffnen Sie Ihre Persönliche Seite. Rechts im Bereich "Fachinformationsdienst(e)" sehen Sie alle FID, bei denen Ihre Institution aktuell registriert ist, - als erstes ist der FID gelistet, bei dem Sie aktuell eingeloggt sind. Dort finden Sie auch die Berechtigung Ihrer Institution, die der jeweilige FID vergibt.

    Institution - Berechtigung beim FID

     

    Folgende Berechtigungsstatus bei einem FID sind möglich:

    • in Prüfung: die Berechtigung ist noch "in Prüfung" beim FID
    • berechtigt: Ihre Institution gehört zum berechtigten Nutzerkreis des FID. Sofern eine Registrierung von Mitgliedern Ihrer Institution vorgesehen ist, übernimmt der FID die Verwaltung dieser "Einzelnutzer" und vergibt die Zugehörigkeitsberechtigungen. Mit Ihrer Zugangskennung als Institution haben Sie Schreibrechte für die allgemeinen Daten des Institutionskontos und für die Daten der zugehörigen Einzelnutzerkonten, jedoch keine Rechte um die Zugehörigkeitsberechtigung für die Einzelnutzer zu vergeben. Bei Status "berechtigt" Ihrer Institution beim FID sollte dort also immer eine E-Mail-Adresse des FID hinterlegt sein, damit dieser über Registrierungen von Einzelnutzern informiert wird.
    • berechtigt+Adminrechte: Ihre Institution gehört zum berechtigten Nutzerkreis des FID. Sofern eine Registrierung von Mitgliedern Ihrer Institution vorgesehen ist, übernimmt Ihre Institution die Verwaltung dieser "Einzelnutzer". Zu diesem Zweck erhält die Institution über ihre Zugangskennung zusätzliche Rechte bei diesem FID, über die sie sowohl die eigenen FID-spezifischen Daten aktualisieren als auch die Zugehörigkeitsberechtigung für die Einzelnutzer vergeben kann.
    • nicht berechtigt: Ihre Institution gehört nicht zum berechtigten Nutzerkreis des FID.

    Sofern Sie Zugang zum Nutzerkonto haben, können Sie immer die allgemeinen Daten aktualisieren, wie hier beschrieben. Die spezifischen Daten bei einem FID können Sie nur aktualisieren, falls Sie dort "berechtigt+Adminrechte" haben - mehr dazu erfahren Sie hier.

    Sofern Sie Zugang zum Nutzerkonto haben, können Sie auch immer die Daten der zugehörigen Einzelnutzerkonten aktualisieren, wie hier beschrieben. Die Zugehörigkeitsberechtigung zu Ihrer Institution für die Einzelnutzer können Sie bei einem FID nur vergeben und aktualisieren, falls Sie dort "berechtigt+Adminrechte" haben - mehr dazu erfahren Sie hier.

    Zum Vergleich nochmal der Blick auf die persönliche Seite der gleichen Institution wie oben, nun aber eingeloggt bei einem FID, bei dem Sie "berechtigt+Adminrechte" hat. Bei diesem FID kann sie ihre FID-spezifischen Daten bearbeiten und sieht ihre Aufgabenliste.

    Institution - Berechtigung beim FID - "berechtigt+Adminrechte"

     

    Die Institution wird über jede Änderung ihrer Berechtung informiert. Die Nachricht geht sowohl an den zentralen E-Mail-Kontakt als auch an den FID-spezifischen für Belange der Einzelnutzerregistrierung. Auch das zuständige KfL-Team wird über Änderungen im Nutzerkonto automatisch per E-Mail informiert (einmal täglich).

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    Wie kann ich die allgemeinen Daten in meinem Nutzerkonto aktualisieren?

    Zu den allgemeinen, FID-unabhängigen Angaben im Teinehmerkonto der Institution gehören u.a. die Adressdaten und der zentrale E-Mail-Kontakt sowie institutionsspezifische IDs und IP-Adressen. Die Einzelheiten zum Ablauf der Einzelnutzerregistrierung und eine ggf. gewünschte IP-gesteuerte Authentifizierung sind Bestandteil der FID-spezifischen Angaben - wie Sie diese bearbeiten können, erfahren Sie hier.

    Bitte loggen Sie sich zur Aktualisierung der allgemeinen Daten auf der Seite eines FID ein und öffnen Sie Ihre persönliche Seite. Um Ihre allgemeinen Daten zu bearbeiten wählen Sie den Reiter „meine allgemeinen Daten bearbeiten“ aus.

    Institution - allgemeine Daten bearbeiten

    Im Bearbeitungsmodus können Sie die Daten im Bereich "Adresse", "Kontakt", "Authentifizierung" und "Weiteres" aktualisieren und anschließend speichern. Ausnahmen sind der "Benutzername" und die Angabe "Gehört zu" im Bereich "Weiteres".

    Institution - allgemeine Daten bearbeiten 2

     

    Wichtig ist neben den Adressdaten vor allem die E-Mail-Adresse im Bereich Kontakt. Hier sollte immer eine aktuelle zentrale Kontakt-E-Mail-Adresse für das institutionelle Nutzerkonto hinterlegt sein. Dorthin gehen bei Änderung die neuen Zugangsdaten für Ihre Institution - zur Änderung der Zugangsdaten können Sie hier weiterlesen.

    Im Bereich Authentifierung können Sie die IP-Adressen Ihrer Einrichtung hinterlegen. Ob beim aktuellen FID tatsächlich IP-gesteuerte Authentifizierung gewünscht ist, gehört allerdings zu den FID-spezifischen Angaben - wie Sie diese aktualisieren können, erfahren Sie hier.

    Bei der Bearbeitung von Daten müssen die Pflichtfelder immer ausgefüllt werden. Im Bearbeitungsmodus sind sie durch ein rotes Quadrat gekennzeichnet, ebenso wie jeder Bereich, der ein oder mehrere Pflichtfeldern enthält. Wird ein Pflichtfeld nicht befüllt, dann erscheint dort der Hinweis " … erfordert eine Eingabe“. Einige Felder werden beim Speichern zusätzlich validiert. Ist ein Feld nicht valide, schlägt das Speichern fehl, nicht valide Felder sind dann markiert, mit einem Hinweis versehen und zu korrigieren. Wenn das Speichern aufgrund nicht befüllter Pflichtfelder oder nicht erfolgreicher Validierung fehlschlägt, erscheint im aktuell angezeigten Bereich die Fehlermeldung "Bitte korrigieren Sie die angezeigten Fehler". Bitte kontrollieren Sie dann in allen Bereichen, nicht nur im aktuellen, die markierten Felder und korrigieren diese.

    Jeder Bereich enthält im Bearbeitungsstatus das Feld "Änderungsnotiz", in dem Kommentare für die Bearbeitungshistorie eingefügt werden können.

    Bearbeiten - Änderungsnotiz

    Über Änderungen in Ihrem Nutzerkonto wird das zuständige KfL-Team automatisch per E-Mail informiert (einmal täglich).

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    Wie kann ich die FID-spezifischen Daten in meinem Nutzerkonto aktualisieren?

    Zu den FID-spezifischen Angaben im Teilnehmerkonto der Institution gehören die Einzelheiten zum Ablauf der Einzelnutzerregistrierung und eine ggf. gewünschte IP-gesteuerte Authentifizierung. Die Adressdaten, der zentrale E-Mail-Kontakt sowie institutionsspezifische IDs und IP-Adressen sind Bestandteil der FID-unabhängigen, allgemeinen Angaben - wie Sie diese bearbeiten können, erfahren Sie hier.

    Bitte loggen Sie sich zur Aktualisierung der FID-spezifischen Daten mit Ihren Zugangsdaten auf der Seite des FID ein und öffnen Sie Ihre persönliche Seite. Die FID-spezifischen Daten finden Sie rechts im Bereich "Fachinformationsdienst(e)". Dort sind alle FID, bei denen Ihre Institution aktuell registriert ist, aufgeführt mit den bedarfsgerechten FID-spezifischen Angaben und dem jeweiligen Berechtigungsstatus Ihrer Institution. Als Institution können Sie die FID-spezifischen Angaben bei allen FID aktualisieren, bei denen Ihr Teilnehmerkonto die Berechtigung "berechtigt+Adminrechte" hat. Mehr zu den Berechtigungen finden Sie hier. Wenn Ihre Institution beim FID, auf dessen Seite Sie aktuell eingeloggt sind und der als erster aufgeführt ist, Status "berechtigt+Adminrechte" hat, dann können Sie nun die Angaben aktualisieren.

    Institution - FID-spezifische Daten bearbeiten

     

    Wenn Sie die FID-spezifischen Daten bei einem anderen FID, bei dem Ihre Institution "berechtigt+Adminrechte" hat, ändern wollen, dann müssen Sie zunächst zu diesem FID wechseln und können anschließend "Bearbeiten" auswählen.

    Institution - FID-spezifische Daten bearbeiten 2

    Auf der nächsten Seite wechseln Sie dann von der Anzeige der FID-spezifischen Daten in den Bearbeitungsmodus, indem Sie "meine FID-spezifischen Daten bearbeiten" auswählen.

    Institution - FID-spezifische Daten bearbeiten 3

     

    Nun können Sie die FID-spezifischen Daten im Bereich "Einzelnutzerregistrierung" und "Authentifizierung" aktualisieren und anschließend speichern.

    Institution - FID-spezifische Daten bearbeiten 4

     

    Weitere Einzelheiten zu diesen Felder finden Sie hier bei der Beschreibung der Erstregistrierung. 

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    Wie kann ich in verschiedenen Rollen unterwegs sein - als Institution und als Einzelnutzer?

    Als Institution haben Sie vermutlich auch ein Login als Einzelnutzer (digitale Shibboleth-Identitäten).

    • In der Rolle der Institution können Sie Ihre Daten im Nutzerkonto aktualisieren und die Verwaltung der Einzelnutzer vornehmen (nur bei "berechtigt+Adminrechte").
    • Nur mit einer persönlichen Einzelnutzerkennung können Sie auf das Produktangebot zugreifen.

    Bitte beachten Sie, dass Sie im gleichen Browser nicht zugleich mit verschiedenen digitalen Identitäten angemeldet sein können. Es gibt keinen Logout-Button, da dies vom Identity Provider, über den das Login erfolgt, nicht unterstützt wird. Die Sitzung wird nach einiger Zeit automatisch per Timeout beendet. Wenn Sie die Sitzung selbst beenden möchten ohne den Browser zu schließen, ist die Verwendung eines privaten Fensters zu empfehlen. Sobald Sie dieses Fenster schließen, ist auch die Sitzung beendet. Alternativ können Sie auch einen zweiten Browser öffnen, um in die andere Rolle zu schlüpfen. Vermutlich stehen Ihnen Mozilla Firefox, der Internet Explorer oder weitere Browser zur Verfügung.

    Das gleiche Problem tritt auch auf, wenn Sie über Ihre Heimateinrichtung oder als Teilnehmer an den Nationallizenzen eine weitere digitale Shibboleth-Identität besitzen.

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    Login und Benutzerdaten

    Wie erhalte ich ein neues Passwort?

    Bitte seien Sie mit Passwortänderungen des institutionellen Teilnehmerkontos vorsichtig, da evtl. mehrere Personen diesen Zugang nutzen und Sie das neue Passwort ggf. nicht direkt zugesendet bekommen.

    Für die Änderung nutzen Sie bitte das Passwortformular. Das neue Passwort wird immer an die in Ihrem Nutzerkonto hinterlegte zentrale Kontakt-E-Mail-Adresse versendet, die nach Login auf Ihrer persönlichen Seite rechts unter "Allgemeine Daten der Institution" im Bereich "Kontakt" angezeigt wird. Achten Sie deshalb immer darauf, diese E-Mail-Adresse aktuell zu halten.

    Das neue Passwort sollte dann vom zentralen Kontakt des Nutzerkontos ggf. an die FID-spezifischen Kontakte für Belange der Einzelnutzerregistrierung weitergegeben werden. Diese finden Sie nach Login auf Ihrer persönlichen Seite rechts im Bereich "Fachinformationsdienst(e)".

    Institution - Änderung Password

    Zumindest dort wo die Institution den Berechtigungsstatus "berechtigt+Adminrechte" hat, also in den Registrierungsworkflow miteingebunden ist und die Einzelnutzerverwaltung ihrer Mitglieder übernimmt, werden die Zugangsdaten dringend benötigt - mehr zum Berechtigungsstatus erfahren Sie hier.

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    Kann ich mein Passwort ändern?

    Das Passwort wird automatisch generiert und kann leider nicht manuell geändert werden.

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    Wo finde ich meinen Benutzernamen?

    Wenn Sie bereits eingeloggt sind, finden Sie Ihren Benutzernamen auf Ihrer persönlichen Seite rechts unter "Allgemeine Daten der Institution" im Bereich "Weiteres".

    Institution - Benutzername

    Außerdem ist Ihr Benutzername Bestandteil der URL, die im Browser beim Zugriff auf Ihre persönliche Seite angezeigt wird. Sollten Sie Ihren Benutzernamen vergessen haben, dann lesen Sie bitte hier weiter.

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    Was mache ich, wenn ich meinen Benutzernamen vergessen habe?

    Bitte nutzen Sie dazu das folgende Online-Formular: Nutzername vergessen?

    Beachten Sie bitte, dass hier die Kontakt-E-Mail-Adresse angegeben werden muss, die in Ihrem Nutzerkonto als zentraler "Kontakt" unter "Allgemeine Daten der Institution" hinterlegt ist. Bei Fragen wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an uns.

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    Was kann ich tun, wenn der Login nicht funktioniert?

    Bitte nutzen Sie das Kontaktformular. Wir werden uns mit Ihnen in Verbindung setzen.

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    Wie kann ich mich ausloggen?

    Ihre aktuelle Sitzung wird automatisch nach etwa einer halben Stunde Inaktivität beendet. Sie können Ihr Login auch bereits früher beenden, indem Sie die Cookies in Ihrem Browser löschen. Auch das Schließen des Browsers sollte zu einem Logout führen, da dabei die Cookies meist automatisch gelöscht werden.

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    Registrierung und Verwaltung der Mitglieder - relevant nur bei Zuständigkeit für die Verwaltung der Einzelnutzer

    Fragen zu registrierten Mitgliedern

    Ist eine persönliche Registrierung der Mitglieder meiner Institution als Einzelnutzer nötig?

    In der Regel müssen sich die Mitglieder Ihrer Institution persönlich als Einzelnutzer beim FID registrieren und dabei ggf. die Zugehörigkeit zu Ihrer Institution nachweisen. Als Einzelnutzer erhalten sie dann eine persönliche Berechtigung, die jährlich erneuert werden muss. Ob die Registrierung für Mitglieder Ihrer Institution beim aktuellen FID möglich ist, sehen Sie nach Login auf Ihrer persönlichen Seite rechts unter "Fachinformationsdienst(e)".

     Institution - Einzelnutzerregistrierung öffnen

    Die Option "Registrierung für Einzelnutzer öffnen" ist standardmäßig aktiviert. Eine Deaktivierung sollte nur in Ausnahmefällen vorgenommen werden. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie hier bei den Informationen zur Erstregistrierung. Wie Sie diese Option aktivieren/deaktivieren können erfahren Sie hier.

    Eine Ausnahme kann bestehen, wenn der Zugang zum Produktangebot des FID auch ohne persönliche Registrierung Ihrer Mitglieder ermöglicht werden kann, etwa bei IP-gesteuerter institutions- oder campusweiter Freischaltung. Ob das für die aktuellen FID-Lizenzen umgesetzt werden kann, sollten Sie bei Interesse an IP-gesteuerter Freischaltung über das Kontaktformular mit Ihrem/ihrer Ansprechpartner/in beim FID besprechen. 

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    Wer übernimmt die Verwaltung der Einzelnutzer?

    Häufig übernimmt der FID die komplette Verwaltung des berechtigten Nutzerkreises, so dass die Institutionen in den Registrierungsprozess nicht involviert sind. In diesem Fall sind die weiteren Fragen zum Workflow der Einzelnutzerregistrierung und der Verwaltung der registrierten Mitglieder für die Institution nicht relevant. Allgemeine Informationen dazu erhalten Sie über den Menüpunkt Nutzerkreis auf der Seite des FID.

    Wer aktuell die Einzelnutzerverwaltung für die Mitglieder Ihrer Institution übernimmt, sofern vorgesehen, sehen Sie nach Login auf Ihrer persönlichen Seite rechts unter "Fachinformationsdienst(e)". 

    Institution - Berechtigung für Einzelnutzerregistrierung

    Dort sind alle FID gelistet, bei denen Ihre Institution registriert ist - als erstes der FID, bei dem Sie aktuell eingeloggt sind. Für jeden FID ist der  Berechtigungsstatus Ihrer Institution aufgeführt: Bei "berechtigt" übernimmt der FID die Einzelnutzerverwaltung, bei "berechtigt+Adminrechte" übernimmt die Institution - mehr zu den Berechtigungen erfahren Sie hier. Außerdem können Sie die weiteren Einzelheiten zum FID-spezifischen Ablauf der Einzelnutzerregistrierung einsehen: die "E-Mail", an die alle Nachrichten rund um die Einzelnutzerverwaltung gehen, und die "Mitteilung an Einzelnutzer" zum vorgesehenen Vorgehen beim Nachweis der Zugehörigkeit zu Ihrer Institution. Wie diese FID-spezifischen Angaben zur Einzelnutzerregistrierung aktualisiert werden können, erfahren Sie hier.

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    Werde ich benachrichtigt, wenn sich ein Mitglied meiner Institution als Einzelnutzer registriert?

    Ja, sofern Sie die Einzelnutzerregistrierung beim FID übernehmen, erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung per E-Mail. Diese geht immer an die Adresse, die im Nutzerkonto Ihrer Institution für Belange der Einzelnutzerregistrierung beim jeweiligen FID hinterlegt ist. Diese E-Mail-Adresse wird nach Login auf Ihrer persönlichen Seite rechts unter "Fachinformationsdienst(e)" angezeigt. Wie die E-Mail-Adresse für Belange der Einzelnutzerregistrierung aktualisiert werden kann, erfahren Sie hier.

    Institution - E-Mail-Adresse für Einzelnutzerregistrierung

    Gleichzeitig erscheint dann, sofern Ihre Institution die Einzelnutzerverwaltung beim FID übernimmt (mehr dazu erfahren Sie hier), das Einzelnutzerkonto in Ihrer Aufgabenliste und wartet auf Prüfung und Vergabe der Zugehörigkeitsberechtigung. Der Link zu Ihrer Aufgabenliste ist in der automatisch versendeten Nachricht enthalten. Wie Sie nun die Berechtigung vergeben, können Sie hier nachlesen.

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    Was muss ich tun, wenn sich ein Mitglied meiner Institution als Einzelnutzer registriert?

    Sofern Ihre Institution die Einzelnutzerverwaltung beim FID übernimmt (mehr dazu erfahren Sie hier), haben Sie im Nutzerkonto Ihrer Institution FID-spezifische Angaben zum Prozedere gemacht, ob Angehörige Ihrer Institution die Zugehörigkeit nachweisen müssen und wie sie dabei ggf. vorgehen können. Sie können diese "Mitteilung an Einzelnutzer" jederzeit nach Login auf der persönlichen Seite Ihrer Institution rechts unter "Fachinformationsdienste" überprüfen oder in den Bearbeitungsmodus wechseln und sie aktualisieren. Wenn Sie die Angaben bearbeiten wollen, lesen Sie bitte hier weiter.

    Institution - Einzelnutzerregistrierung - Mitteilung an Einzelnutzer

     

    Jeder Einzelnutzer erhält diese Mitteilung per E-Mail, wenn er sich als Mitglied Ihrer Institution beim aktuellen FID registriert oder zur Erneuerung seiner Registrierung bei diesem FID aufgefordert wird. Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung des Ablaufs der Einzelnutzerregistrierung aus Institutionssicht und der Rolle der Institutionen bei der Vergabe der Berechtigung wird im Laufe der Erstregistrierung von Institutionen gegeben - um dorthin zu wechseln, klicken Sie bitte hier.

    Nachdem der Einzelnutzer ggf. seine Zugehörigkeit zur Institution gemäß vereinbartem Prozedere nachgewiesen hat, kann die Berechtigung vergeben werden. Sie finden die neu registrierten Einzelnutzer in der "Aufgabenliste" auf der persönlichen Seite Ihrer Institution. Einen Link zu Ihrer persönlichen Seite erhalten Sie auch in der Nachricht, mit der Sie über die Registrierung eines Einzelnutzers automatisch informiert werden (siehe auch hier).

    Institution - Einzelnutzerregistrierung - Aufgabenliste

     

    Bitte prüfen Sie zunächst, ob für diesen Einzelnutzer bereits ein weiteres Nutzerkonto existiert. Das können Sie feststellen, indem Sie nach dem Namen suchen:

     Institution - Einzelnutzerregistrierung - Doppelregistrierung

    Wenn die Trefferliste den Namen mehrfach enthält, dann klicken Sie bitte auf die Treffer, um in den Nutzerkontos zu prüfen, ob es sich um den gleichen Einzelnutzer handelt. Diese Doppelregistrierung über ein neues Nutzerkonto sollten Sie ablehnen und dabei eine entsprechende Notiz hinterlegen, etwa: „Bitte nutzen Sie Ihr bereits vorhandenes Nutzerkonto mit Benutzername .... Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich über das Passwortformular ein neues zusenden lassen".

    Sofern es sich um die Registrierung eines neuen Einzelnutzers handelt, sind Statusgruppe und Dauer der Berechtigung ("Lizenzdauer") zu prüfen, bevor Sie in Ihrer Aufgabenliste die Zugehörigkeit über den Button "berechtigt" bestätigen. Die Dauer der Berechtigung beträgt typischerweise 1 Jahr. Falls die Mitgliedschaft eines Einzelnutzers bereits früher erlischt, kann auch ein kürzeren Zeitraum eingestellt werden. Die Option "nicht berechtigt" ist zu wählen, falls der Einzelnutzer nicht zur Institution oder nicht zum berechtigten Nutzerkreis gehört.

    Der Einzelnutzer wird nach Vergabe der Berechtigung immer automatisch informiert. Falls der Einzelnutzer "nicht berechtigt" ist, sollten Sie vor Auswahl der Option "nicht berechtigt" eine Notiz hinterlegen. Diese wird dem Einzelnutzer in der automatisch übermittelten E-Mail dann als Ablehnungsgrund mitgeteilt. Falls Sie dazu Fragen haben, wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an Ihre/n Ansprechpartner/in beim FID. 

    Durch Klicken auf den Namen des Einzelnutzers können Sie zum Nutzerkonto navigieren und alle Informationen auf der persönliche Seite des Einzelnutzerkontos einsehen. Wenn Sie dort Anpassungen vornehmen wollen, lesen Sie bitte hier weiter.

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    Wie behalte ich den Überblick über die registrierten Mitglieder meiner Institution?

    Auf der persönlichen Seite Ihrer Institution finden Sie nach Login die Anzahl Ihrer beim FID berechtigten Mitglieder und unter "Einzelnutzer" einen Überblick über alle registrierten Mitglieder Ihrer Institution. Die Informationen zu den Einzelnutzern können Sie auch exportieren, Einzelheiten zu "Exporte und Reporte" erfahren Sie hier.

    Institution - Ueberblick über registrierte Mitglieder

    Im Überblick über die "Einzelnutzer" haben Sie die Möglichkeit, die Einzelnutzer zu sortieren, nach Aktualität oder alphabetisch, und sie mittels verschiedener Facetten einzugrenzen.

    Institution - Ueberblick über registrierte Mitglieder - Filterung

    Sie können zum Beispiel alle Einzelnutzer filtern, deren Zugehörigkeit zu Ihrer Institution bei Ihnen noch in Prüfung ist. Das sind genau diejenigen Einzelnutzer, die Sie auch in der Aufgabenliste der persönlichen Seite Ihrer Institution finden, sofern Ihre Institution die Einzelnutzerregistreirung übernimmt. Wie die Berechtigung dieser Einzelnutzer zu prüfen und ggf. zu bestätigen ist, können Sie dann hier nachlesen.

    Institution - Ueberblick über registrierte Mitglieder - Filterung "in Prüfung"

    Sie können auch alle Einzelnutzer filtern, die beim FID berechtigt sind, weil die Zugehörigkeit zu Ihrer Institution bereits geprüft und die Berechtigung vergeben wurde.

    Institution - Ueberblick über registrierte Mitglieder - Filterung "berechtigt"

    Außerdem können Sie alle Einzelnutzer filtern, deren Nachweis der Zugehörigkeit bei Ihrer Institution bereits abgelaufen ist, ebenso wie alle Einzelnutzer, die als "nicht berechtigt" abgelehnt wurden.

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    Wie finde ich ein registriertes Mitglied meiner Institution?

    Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten beim FID ein. Sie können das Mitglied unter "Einzelnutzer" in Ihrem persönlichen Bereich auswählen, wie hier beschrieben. Schneller ist häufig die Suche über die Suchmaske. Sie können nach dem Namen, dem Benutzernamen oder auch nach Straße, Stadt oder einem Teilwort der E-Mail-Adresse suchen.

    Institution - Einzelnutzerverwaltung - Mitglied suchen

    Nach Auswahl aus der Trefferliste sehen Sie dann die persönliche Seite des Einzelnutzerkontos. Wenn Sie dort Anpassungen vornehmen wollen, lesen Sie bitte hier weiter.

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    Wie kann ich die Daten im Nutzerkonto meiner Mitglieder aktualisieren?

    Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten beim FID ein und gehen zum Nutzerkonto des Mitglieds, dessen Nutzerdaten Sie aktualisieren wollen. Wie Sie zum Nutzerkonto eines Mitglied kommen, können Sie hier nachlesen. Sie sehen die persönliche Seite des Mitgliedskontos und können im Bearbeitungsmodus die Adress- und Kontaktdaten ändern. Dazu wählen Sie den Reiter „meine Daten bearbeiten“ aus. 

    Institution - Einzelnutzerverwaltung - Mitglied bearbeiten

    Ausführlichere Informationen zu den Einzelnutzerkonten finden Sie bei den FAQs für Einzelnutzer.

    Wenn Sie die Statusgruppe des Mitglieds aktualisieren wollen, dann lesen Sie bitte hier weiter. Wenn Sie die Ablauffrist anpassen wollen, dann lesen Sie bitte hier weiter. Wenn Sie die Berechtigung ändern wollen, dann lesen Sie bitte hier weiter.

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    Wie lange gilt die Berechtigung meiner Mitglieder?

    Bei Vergabe der Berechtigung kann zwischen einer Berechtigungsdauer von 3 Monaten, 6 Monaten oder 1 Jahr gewählt werden. Nach Ablauf der Berechtigung muss das Mitglied sein weiteres Interesse an der Teilnahme bestätigen und ggf. seine Zugehörigkeit erneut nachweisen, andernfalls wird im Nutzerkonto die Zugehörigkeit zu Ihrer Institution automatisch deaktiviert und nach weiteren sechs Wochen entfernt. Wenn eine Zugehörigkeit zu Ihrer Institution beim FID automatisch entfernt wird, geht eine Nachricht mit allen relevanten Informationen an die beim FID für Belange der Einzelnutzerregistrierung hinterlegte E-Mail-Adresse.

    Wie lange die Berechtigung eines konkretes Mitglieds Ihrer Institution gilt, können Sie in seinem Nutzerkonto einsehen. Dazu loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten beim FID ein und gehen zum Nutzerkonto des Mitglieds. Wie Sie zum Nutzerkonto eines Mitglieds kommen, können Sie hier nachlesen.

    Institution - Mitglied Zugehörigkeitsberechtigung

    Sie sehen auf der persönlichen Seite des Mitgliedskontos rechts unter "Fachinformationsdienste" die Berechtigungen. Sofern mehrere Berechtigungen bestehen, ist der FID, bei dem Sie aktuell eingeloggt sind, als erster aufgeführt. Wenn Ihre Institution beim aktuellen FID die Einzelnutzerverwaltung für ihre Mitglieder übernimmt (mehr dazu erfahren Sie hier), dann können Sie die Angaben zur Zugehörigkeitsberechtigung bearbeiten - dazu lesen Sie dann bitte hier weiter.

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    Was muss ich tun, wenn die Berechtigung eines Mitglieds meiner Institution abläuft?

    Mitglieder Ihrer Institution werden per E-Mail rechtzeitig (2 Monate) vor Ablauf der Berechtigung informiert. Wenn ein Mitglied über sein Nutzerkonto das weitere Interesse an der Teilnahme bestätigt, erfolgt, wie bereits bei der Erstregistrierung, eine automatische Benachrichtigung per E-Mail an die Adresse, die in Ihrem Nutzerkonto für Belange der Einzelnutzerregistrierung beim FID hinterlegt ist. Nach Login wird sie auf der persönlichen Seite Ihrer Institution rechts unter "Fachinformationsdienst(e)" angezeigt - mehr dazu finden Sie hier. Gleichzeitig sehen Sie das zu prüfende Mitgliedskonto in der Aufgabenliste auf der persönlichen Seite Ihrer Institution, sofern Ihre Institution die Einzelnutzerregistrierung übernimmt (mehr dazu, wer die Einzelnutzerregistrierung übernimmt, erfahren Sie hier). Der Workflow ist der gleiche wie bei der Erstregistrierung eines Mitglieds - weitere Einzelheiten zum Workflow finden Sie hier. Die Verlängerung der Zugehörigkeitsberechtigung ist, wie auch die Erstvergabe der Berechtigung, eine kontinuierliche Aufgabe der Kontaktperson für die Einzelnutzerregistrierung.

    Wenn der Nutzer sein weiteres Interesse an der Teilnahme nicht vor Ablauf der Berechtigung bestätigt, wird die Zugehörigkeit zu Ihrer Institution beim FID automatisch auf nicht berechtigt gesetzt, der Einzelnutzer erhält eine zweite Erinnerungs-E-Mail und hat nun nochmal die Möglichkeit, sein weiteres Interesse zu bestätigen, bevor die Zugehörigkeit nach weiteren 6 Wochen entfernt und, sofern keine weitere Zugehörigkeit für dieses Nutzerkonto vorhanden ist, auch das Nutzerkonto gelöscht wird. Wenn eine Zugehörigkeit zu Ihrer Institution beim FID automatisch entfernt wird, geht eine Nachricht mit allen relevanten Informationen an die beim FID für Belange der Einzelnutzerregistrierung hinterlegte E-Mail-Adresse.

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    Was muss ich tun, wenn sich die Statusgruppe eines Mitglieds meiner Institution ändert?

    Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten beim FID ein und gehen zum Nutzerkonto des Mitglieds, dessen Statusgruppe sich verändert hat. Wie Sie zum Nutzerkonto eines Mitglied kommen, können Sie hier nachlesen.

    Sofern Ihre Institution die Einzelnutzerverwaltung beim aktuellen FID übernimmt (mehr dazu erfahren Sie hier), sehen Sie auf der persönlichen Seite des Mitglieds im Bereich „Fachinformationsdienst(e)“ den Link „Bearbeiten“. Bitte wählen Sie diesen aus und wechseln anschließend von dem Anzeige- in den Berarbeitungsmodus, indem Sie noch einmal „Bearbeiten“ auswählen. Hier kann die Statusgruppe des Mitglieds angepasst werden. Der Einzelnutzer wird anschließend automatisch über die Änderung informiert.

    Institution - Einzelnutzerregistrierung - Statusgruppe ändern

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    Wie verlängere ich die Ablauffrist eines Mitglieds meiner Institution?

    Loggen Sie sich als erstes mit Ihren Zugangsdaten beim FID ein.

    Wenn eine Fristverlängerung ansteht und das Mitglied sein Interesse an einer weiteren Teilnahme bestätigt hat, sehen Sie es in der Aufgabenliste auf der persönlichen Seite Ihrer Institution, sofern Ihre Institution die Einzelnutzerverwaltung beim aktuellen FID übernimmt (mehr dazu, wer die Einzelnutzerregistrierung übernimmt, erfahren Sie hier). Dort kann die Berechtigung verlängert werden, wie hier beschrieben.

    Soll die Ablaufffrist eines Mitglieds geändert werden, das nicht bereits Teil Ihrer aktuellen Aufgabenliste ist, dann gehen Sie zum Nutzerkonto des Mitglieds. Wie Sie zum Nutzerkonto eines Mitglied kommen, können Sie hier nachlesen. Sofern Ihre Institution die Einzelnutzerverwaltung beim aktuellen FID übernimmt (mehr dazu erfahren Sie hier), sehen Sie auf der persönlichen Seite des Mitglieds im Bereich „Fachinformationsdienst(e)“ den Link „Bearbeiten“. Bitte wählen Sie diesen aus und wechseln anschließend von dem Anzeige- in den Berarbeitungsmodus, indem Sie noch einmal „Bearbeiten“ auswählen. Hier können Sie die Lizenzdauer des Mitglieds anpassen, analog zur Aktualisierung der Statusgruppe, die hier ausführlicher beschrieben ist. Bitte kontrollieren Sie auch, ob die Berechtigung korrekt gesetzt ist - wie Sie diese ändern, können Sie hier nachlesen. Der Einzelnutzer wird automatisch über diese Änderungen informiert.

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    Wie kann ich die Berechtigung eines Mitglieds meiner Institution ändern?

    Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten beim FID ein und gehen zum Nutzerkonto des Mitglieds, dessen Berechtigung sich verändert hat. Wie Sie zum Nutzerkonto eines Mitglied kommen, können Sie hier nachlesen.

    Sofern Ihre Institution die Einzelnutzerverwaltung beim aktuellen FID übernimmt (mehr dazu erfahren Sie hier), sehen Sie auf der persönlichen Seite des Mitglieds im Bereich „Fachinformationsdienst(e)“ den Link „Bearbeiten“. Wenn Sie diesem folgen, werden Sie auf eine neue Seite geführt, wo Sie den Status entweder direkt ändern oder bei Auswahl von "Erweitert" zusätzlich einen Kommentar über ein Formular eintragen können. Dieser Kommentar erscheint dann bei Wahl des Status "nicht berechtigt" als Ablehnungsgrund in der automatisch generierten E-Mail, die nach dem Speichern an die Institution gesendet wird. Er wird immer auch in der Historie des institutionellen Nutzerkontos angezeigt. Bei dem Formular erfolgt die Änderung der Berechtigung im Bereich Statusänderung. Freigabe- und Ablaufdatum können vernachlässigt werden.

    Falls Sie den Status von "nicht berechtigt" auf "berechtigt" setzen, dann sollten Sie anschließend das Ablaufdatum kontrollieren und evtl. neu setzen. Dazu wechseln Sie vom Anzeige- in den Bearbeitungsmodus, indem Sie noch einmal "Bearbeiten" auswählen, wie auch hier beschrieben. Der Einzelnutzer wird über jede Änderung seiner Berechtigung automatisch informiert.

    Institution - Einzelnutzerverwaltung - Berechtigung ändern

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    Was muss ich tun, wenn ein Mitglied meiner Institution ausscheidet?

    Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten beim FID ein und gehen zum Nutzerkonto des Mitglieds, dessen Berechtigung sich verändert hat. Wie Sie zum Nutzerkonto eines Mitglied kommen, können Sie hier nachlesen.

    Sofern Ihre Institution die Einzelnutzerverwaltung beim aktuellen FID übernimmt (mehr dazu erfahren Sie hier), sehen Sie auf der persönlichen Seite des Mitglieds im Bereich „Fachinformationsdienst(e)“ den Link „Bearbeiten“. Wenn Sie diesem folgen, können Sie den Status der Berechtigung auf "nicht berechtigt" setzen. Lesen Sie dazu hier weiter. Eine Zugehörigkeit mit Status "nicht berechtigt" wird nach sechs Wochen automatisch entfernt. Wenn eine Zugehörigkeit zu Ihrer Institution beim FID automatisch entfernt wird, geht eine Nachricht mit allen relevanten Informationen an die beim FID für Belange der Einzelnutzerregistrierung hinterlegte E-Mail-Adresse.

    Alternativ können Sie uns auch gerne über das Kontaktformular informieren, wir können das Nutzerkonto dann für Sie entfernen.

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    Exportschnittstelle / API

    Wie kann ich die Teilnehmerdaten abrufen?

    Nutzerdaten können aus dem ERMS entweder über ein vorgegebenes Formular (siehe FAQ zu Exporte und Reporte) oder über einen direkten Aufruf der Schnittstelle exportiert werden (siehe FAQ zu Schnittstelle / API).

    Alle Exporte laufen in Echtzeit, d.h. sie werden bei jedem Aufruf dynamisch aus dem jeweiligen Datenbestand generiert. Deshalb ist beim Abruf einer großen Anzahl von Datensätzen etwas Geduld nötig, bis der Vorgang abgeschlossen ist.

    Die Exportdaten sind in UTF-8 kodiert.

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    Wie erhalte ich vordefinierte Exporte und Reporte?

    Eine einfache Möglichkeit die Exportschnittstelle anzusprechen, um Teilnehmerdaten aus dem ERMS abzurufen, wird über ein Formular bereitgestellt. Auf das Formular „Exporte und Reporte“ können Sie über Ihre persönlichen Seite zugreifen. Wie Sie zu Ihrer persönlichen Seite kommen, erfahren Sie hier.

    Institution - Exporte und Reporte

    Über verschiedene Filter können Sie wählen, was Sie exportieren wollen und in welchem Format.

    (1) Was soll exportiert werden?:
    Sie haben zur Zeit eine Auswahlmöglichkeit:

    Einzelnutzer:

    Dieser Export beinhaltet die Informationen zu den registrierten Einzelnutzern und ihrer Zugehörigkeit zu Ihrer Institution.
    Im „aufbereiteten Report“ (3) enthält ein Datensatz sowohl die Informationen zu dem Einzelnutzer (u. a. Name, Adress- und Kontaktdaten sowie ID, Status und Erstellungsdatum des Nutzerkontos) als auch die Art der Zugehörigkeit (Statusgruppe/Vereinsmitglied) und Berechtigung bei Ihrer Institution („in Prüfung“, „berechtigt“, „nicht berechtigt“, „abgelaufen“, „berechtigt, erneut in Prüfung“, „abgelaufen, erneut in Prüfung“). Weitere Einzelheiten zu den Datensätzen des „aufbereiteten Reports“ finden Sie hier.
    Im "einfachen Systemexport" (3) besteht ein Datensatz aus den Systemangaben zu dem Beziehungsobjekt (Beziehung Einzelnutzer-Institution-FID).

    (2) Die Anzahl der Treffer der Suchanfrage.

    (3) Hier können Sie weitere Einzelheiten zu Art und Umfang des Datenexports wählen. Standard ist der „aufbereitete Report“ im CSV-Format, der alle für einen Überblick nötigen Informationen enthält und eine übersichtliche Anzeige und Filterung erlaubt. Beim vorliegenden CSV-Format entspricht jede Zeile der Datei einem Datensatz, als Feldtrenner innerhalb einer Zeile dient das Semikolon. Der Header der CSV-Datei enthält Informationen zum Report, wie Erstellungsdatum und die URL der Anfrage. Alternativ kann auch ein einfacher Systemexport im JSON-Format gewählt werden.
    Es können bis zu 500 Datensätze in eine Datei exportiert werden. Bei mehr als 500 Treffern der Suchanfrage kann für die zusätzlichen Datensätze ein weiterer Export, z.B. „ab Datensatz“ 501, erfolgen.

    (4) Bei ausgefülltem Exportformular erscheint unter „Download“ die URL der Anfrage. Wenn Sie diesen Link anklicken und bestätigen, dass Sie die Seite verlassen möchten, wird die Exportdatei generiert, was je nach Anzahl der Datensätze etwas dauern kann. Abhängig von der Einstellung in Ihrem Browser kann die Datei anschließend direkt geöffnet (z.B. mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Calc oder Excel) oder zunächst gespeichert werden.

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    Wie kann ich die Schnittstelle / API direkt ansprechen?

    Exporte sind auch direkt über eine Schnittstelle/API abrufbar, die flexibel als erweiterte Suchfunktion nutzbar ist. Weitere Einzelheiten zur API finden Sie hier.

    Das ERMS stellt außerdem eine Methode bereit, um einzelne Objekte zu exportieren: simple-export. Wird an eine URL der Aufruf simple-export angehängt, so werden die Daten des über die URL angesprochenen Objekts im JSON-Format zurückgeliefert.
    Beispiele:

    Lizenzangebot: https://www.fid-lizenzen.de/angebote/nlproduct.2015-06-23.1480830682/copy14_of_nllicencemodelstandard.2015-08-07.2022348112/simple-export

    Teilnehmer: https://www.fid-lizenzen.de/Members/VKE00123/simple-export

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